Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Dati trattati

In relazione all’utilizzo della piattaforma possono essere trattati:

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email e telefono;
• data di nascita, necessaria anche per distinguere i partecipanti minori;
• dati relativi ad account, ordini, biglietti nominali, inviti, prenotazioni di attività e degustazioni, QR di ingresso o di attività, check-in e partecipazione all’evento;
• dati relativi a wallet, token acquistati, accreditati, utilizzati, stornati, scaduti o rimborsati e ai prodotti associati alle transazioni;
• informazioni sui pagamenti, identificativo cliente Stripe ed eventuali riferimenti tokenizzati dei metodi che l’utente sceglie di salvare. I dati completi della carta non sono acquisiti né conservati dalla piattaforma e sono trattati direttamente dal prestatore di pagamento Stripe;
• dati dei desk e dei relativi operatori, inclusi ragione sociale, partita IVA e dati di contatto;
• consensi, richieste di assistenza e rimborso, comunicazioni e dati tecnici e di sicurezza, quali data e ora delle operazioni, log e informazioni necessarie a prevenire abusi.

2. Finalità e basi giuridiche

Le basi giuridiche sono l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR), l’adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c), il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e alla tutela dei propri diritti (art. 6.1.f) e, per il marketing e gli eventuali strumenti non necessari, il consenso (art. 6.1.a).

• creare l’account, inviare il magic link e autenticare l’utente;
• consentire l’acquisto, l’emissione e la gestione dei biglietti, degli inviti, dei wallet e dei token;
• consentire la prenotazione tramite token, il controllo della capienza, l’emissione del QR e la registrazione della partecipazione ad attività, laboratori e degustazioni;
• registrare ingressi, pagamenti ai desk, storni, rimborsi e rendiconti;
• fornire assistenza e comunicazioni strettamente collegate al servizio o all’evento;
• adempiere a obblighi amministrativi, contabili, fiscali e ad altre disposizioni di legge o richieste dell’Autorità;
• proteggere utenti e piattaforma, prevenire frodi e abusi, accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria;
• inviare newsletter e comunicazioni promozionali soltanto in presenza di uno specifico consenso, facoltativo e revocabile.

3. Natura del conferimento

I dati indicati come necessari sono indispensabili per creare e gestire account, biglietti, wallet, pagamenti e accesso all’evento. Il mancato conferimento impedisce di utilizzare tali servizi. Il consenso al marketing è facoltativo e il suo rifiuto non limita l’acquisto o la partecipazione all’evento.

4. Minori

Per i minori di 14 anni sono raccolti soltanto nome, cognome e data di nascita. Il biglietto è gestito dal genitore o tutore, che dichiara di esercitare la relativa responsabilità; non viene creato un account autonomo del minore e non vengono richiesti recapiti o consenso marketing riferiti al minore. Dai 14 anni il partecipante utilizza il normale percorso di registrazione previsto dalla piattaforma.

5. Modalità e sicurezza

Il trattamento avviene prevalentemente con strumenti elettronici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione delle finalità. Sono adottate misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui comunicazioni cifrate, controllo degli accessi, link e QR a scadenza, registrazione delle operazioni e separazione dei ruoli applicativi.

6. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati da personale autorizzato del Titolare e da fornitori che operano, ove applicabile, quali responsabili del trattamento, tra cui fornitori di hosting e database, manutenzione tecnica, invio email e newsletter, assistenza e sicurezza. Stripe tratta i dati necessari all’esecuzione dei pagamenti secondo la propria informativa e il ruolo privacy applicabile.

I dati possono essere comunicati a consulenti, istituti di credito, autorità giudiziarie, organismi di vigilanza o altri soggetti quando necessario per adempiere alla legge o tutelare un diritto. I dati non sono diffusi né venduti.

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati anche in Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o di un’altra garanzia prevista dalla normativa. Ulteriori informazioni possono essere richieste al Titolare.

8. Conservazione

• dati amministrativi, contrattuali, fiscali e di pagamento: per il periodo richiesto dalla normativa applicabile, di regola fino a 10 anni;
• dati operativi di account, biglietti, wallet, prenotazioni di attività, QR, check-in e assistenza: per il tempo necessario alla gestione dell’evento e delle eventuali contestazioni, quindi cancellati o anonimizzati quando non più necessari;
• dati di sicurezza e log: per un periodo proporzionato alle finalità di prevenzione, verifica e difesa;
• dati utilizzati per marketing: fino alla revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione, salvo rinnovo;
• magic link non utilizzati: scadono dopo 15 minuti; per i partecipanti, la sessione e il riconoscimento facoltativo del browser scadono ordinariamente dopo 30 giorni, mentre le sessioni dei ruoli amministratore, desk e check-in scadono ordinariamente dopo 12 ore.

9. Cookie e tecnologie analoghe

La piattaforma utilizza cookie tecnici necessari per autenticazione, sicurezza, riconoscimento del browser autorizzato e funzionamento del servizio. Il partecipante può rimuovere il riconoscimento scegliendo di disconnettere il dispositivo. Eventuali cookie o strumenti di analisi e marketing non necessari saranno utilizzati soltanto dopo aver acquisito il consenso tramite un apposito sistema di gestione delle preferenze. Il consenso potrà essere modificato o revocato in ogni momento.

10. Decisioni automatizzate

Non sono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato. Non viene svolta profilazione commerciale attraverso la piattaforma.

11. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dagli artt. 15–22 GDPR, l’interessato può chiedere accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione. Può revocare in ogni momento il consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a info@valpantena.org oppure per raccomandata a Rete Valpantena, Piazzetta Milite Ignoto 1, 37023 Grezzana (VR). L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

12. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata in seguito a modifiche del servizio, dei fornitori o della normativa. La versione più recente è pubblicata in questa pagina con indicazione della data di aggiornamento.